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3 raisons pour lesquelles utiliser des outils de collaboration dans vos équipes

En 2012 déjà, le McKinsey Global Institute indiquait que l’utilisation des technologies sociales au sein des entreprises pouvait améliorer de plus de 25% les communications et la collaboration. Aujourd’hui, nous pouvons constater les effets de ce constat puisque 77% des entreprises adoptent des logiciels de collaboration au sein de leur travail.

Il est devenu évident que les entreprises se tournent de plus en plus vers des solutions numériques qui améliorent la collaboration, mais on a beaucoup moins parlé des autres avantages pour lesquels un dirigeant ou un manager devrait les utiliser. Quels sont les problèmes que ces outils de collaboration résolvent ? Nous allons vous expliquer les avantages et les problèmes que les logiciels de collaboration peuvent résoudre.

1. Les logiciels de collaboration donneront à votre entreprise l’orientation et la structure dont elle a tant besoin.

Quel que soit l’outil de collaboration utilisé (comme klaxoon par exemple avec notamment son outil de whiteboard)par une équipe ou une entreprise, il est là pour vous donner une meilleure vue d’ensemble et une meilleure compréhension de ce que font les autres. En particulier dans les organisations comptant plus de 10 personnes. En tant que manager, il est crucial de savoir ce que font vos employés ou ce que font les autres équipes.

En plus d’une meilleure collaboration, vous pouvez utiliser 2 des méthodes de gestion les plus connues : Plans, Progrès, Problèmes (PPP) et Objectifs et Résultats Clés (OKRs) . Le PPP permet d’obtenir un aperçu quotidien et hebdomadaire de ce que fait un employé. Son principal avantage est d’obtenir un aperçu en temps réel de son statut et, surtout, il vous aidera, vous et les autres, à rester concentrés sur ce qui est important. Cela vous aidera aussi à prioriser votre travail pour avancer en direction de votre vision pour votre entreprise.

Deuxièmement, les OKR permettent de fixer des objectifs trimestriels, que vous pouvez définir au niveau de l’entreprise, du département, de l’équipe et du personnel. Ce qui est encore plus impressionnant, c’est que vous pouvez relier tous les niveaux, afin que chacun puisse voir comment les objectifs de l’entreprise se traduisent dans ses objectifs personnels.

Une grande partie des OKRs consiste à s’assurer que chaque individu sait ce que l’on attend de lui au travail. Les OKR sont rendus publics devant tout le monde, de sorte que les équipes évoluent dans une même direction et savent sur quoi les autres se concentrent. Les employés l’apprécient car ils savent clairement ce que l’on attend d’eux.

En conclusion, le fait d’avoir un aperçu visuel de la structure de l’entreprise, combiné aux mises à jour de l’état d’avancement, permet non seulement d’améliorer la communication, mais aussi de s’assurer que l’entreprise et ses employés se concentrent sur l’objectif global.

2. Les logiciels de collaboration uniront vos employés

De nos jours, les gens travaillent de plus en plus à partir de différents endroits. Par exemple, on estime qu’en 2016, 63 millions d’Américains travailleront à domicile. Même si vous travaillez dans le même bureau, les gens sont bombardés d’e-mails et d’autres distractions. Le temps passé en tête-à-tête est important, mais s’il n’y a pas assez de temps pour cela, que faire ?

Utilisez un outil de collaboration qui permet le retour d’information. En partageant vos plans, vos progrès et vos idées avec vos collègues, vous vous assurez que tous les membres de l’équipe connaissent vos priorités et vos réalisations. De plus, il a été prouvé que le feedback en temps réel augmente l’esprit d’équipe et l’engagement général.

En outre, ces outils de collaboration disposent généralement de fonctionnalités sociales telles que les commentaires, les “likes” et même les emojis. Ces fonctionnalités permettent de donner un retour d’information et donnent à chacun le sentiment de faire partie de quelque chose de plus grand. Par exemple, Deloitte et le MIT ont constaté dans leur récente étude que la simple pratique consistant à commenter les posts des employés ou à les aimer est un moyen puissant d’amplifier la présence et l’engagement numérique d’un leader.

3. Les logiciels de collaboration font ressortir les forces et les faiblesses de votre entreprise

En tant que dirigeant, vous avez pour objectif de prendre des décisions éclairées basées sur des faits. En outre, vous devez vous baser sur des données, et non sur votre intuition. Les logiciels de collaboration vous donneront une vue d’ensemble en temps réel des performances de chacun ou de l’enlisement de certains projets. Deloitte et le MIT ont constaté dans leur récente étude que les organisations socialement matures intègrent souvent les données sociales dans les décisions et les opérations, et vous devriez en faire autant.

Et vous, utilisez-vous des outils de collaboration pour votre entreprise ?

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